Trascrizione riunioni in locale, senza bot in videochiamata

Perché in Italia la differenza è il lavoro, non solo la privacy

L'autorità italiana è il Garante per la protezione dei dati personali, e negli ultimi anni ha concentrato buona parte della sua attività proprio sul rapporto di lavoro: strumenti che raccolgono dati sui dipendenti oltre il necessario, conservazione troppo lunga, informative generiche. Un software che registra e riassume le parole dei colleghi entra esattamente in quel perimetro.

Sulla registrazione in sé, il diritto italiano distingue chi partecipa da chi ascolta di nascosto. Registrare una conversazione a cui si prende parte è in linea di massima lecito, perché non si sta captando un colloquio altrui ma si sta documentando qualcosa che si è legittimamente ascoltato; registrare la conversazione di altri senza parteciparvi, o diffondere poi la registrazione senza consenso, è un'altra cosa e può avere conseguenze penali. Resta il punto pratico: il consenso lo dovete comunque chiedere. Dirlo all'inizio della riunione e scriverlo nell'invito è il modo più semplice per non discuterne dopo.

Il vincolo tipicamente italiano è però l'articolo 4 dello Statuto dei lavoratori, la legge 300 del 1970: gli strumenti dai quali deriva anche solo la possibilità di un controllo a distanza dell'attività dei lavoratori possono essere impiegati esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, e comunque previo accordo con le rappresentanze sindacali o, in mancanza, previa autorizzazione dell'Ispettorato del lavoro. L'accordo sindacale da solo non rende quindi lecito lo strumento: se la finalità reale è misurare la produttività o semplicemente avere appunti più comodi, quella finalità non rientra nell'elenco del comma 1 e la procedura non la sana. Il comma 2 dello stesso articolo esclude però da questa procedura gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa, e se un'app di appunti di riunione rientri in quella categoria è una questione davvero discutibile: va classificata caso per caso, in base a come la usate, prima di dare per scontato che serva l'accordo sindacale. In ogni caso il comma 3 chiede due cose insieme: che al lavoratore sia stata data adeguata informazione sulle modalità d'uso e sui controlli, e che tutto avvenga nel rispetto della disciplina sulla protezione dei dati personali, quindi base giuridica, minimizzazione, tempi di conservazione e, se serve, valutazione d'impatto. L'informativa da sola non basta. Qui l'architettura locale aiuta concretamente in azienda: non esiste una console centrale in cui un responsabile possa cercare tra i colloqui del team, perché ogni trascrizione resta nella cartella dell'utente che ha registrato. Per studi legali e commercialisti, dove il segreto professionale si somma alla normativa privacy, è anche una configurazione in cui, in modalità locale, il contenuto della riunione non lascia lo studio.

Domande frequenti

Riconosce bene l'italiano parlato?

L'italiano è una delle 25 lingue supportate dal modello locale. Non pubblichiamo percentuali di accuratezza per lingua, perché sul modello che gira sul dispositivo non abbiamo misure attendibili da mostrare. La qualità dipende molto dal microfono e dal rumore di fondo: provatelo su una riunione vera, la versione gratuita non ha limiti di minuti.

L'interfaccia è in italiano?

No. I menu e le impostazioni dell'app sono in inglese. In italiano ci sono i contenuti: la trascrizione, il riassunto e le risposte della chat. Preferiamo scriverlo qui piuttosto che farvelo scoprire dopo il download.

Entra un bot nella riunione?

No. Ghosty Notes registra l'audio di sistema del Mac, quindi su Zoom, Teams o Meet nessuno vede un partecipante in più. Questo non vi esonera dall'avvisare i presenti che state registrando.

Che cosa esce davvero dal Mac?

La registrazione e la trascrizione delle riunioni avvengono sempre sul vostro Mac: l'audio non esce mai dal dispositivo, con qualsiasi piano. Anche il riassunto e la chat girano in locale per impostazione predefinita, e in quella modalità non viene inviato nulla. Se attivate i modelli AI ospitati di Pro, al servizio scelto viene inviato solo il testo della trascrizione per generare il riassunto, mai l'audio, ed è una scelta che fate voi.

Vedo il testo durante la riunione?

La visualizzazione dal vivo usa soltanto la lingua principale. Le lingue aggiuntive che avete indicato compaiono nella trascrizione completa, al termine della riunione.

Che Mac serve?

Un Mac con Apple Silicon. Sui Mac Intel non esiste riconoscimento vocale locale, quindi non sono supportati. Non ci sono versioni per Windows o Linux.

Quanto costa?

Niente. Trascrizione locale, riunioni illimitate e server MCP sono inclusi nella versione gratuita, senza creare un account. Pro costa 5,00 USD al mese o 54,00 USD all'anno e aggiunge la sincronizzazione dei calendari Google e Outlook, i modelli AI ospitati, la chat rapida tra più riunioni, la sincronizzazione con Obsidian e il riconoscimento di chi parla.