Een notulenapp die uw vergadering lokaal verwerkt

Wat dit in Nederland betekent: de OR, niet het strafrecht

De toezichthouder is de Autoriteit Persoonsgegevens. Nederland is op één punt soepeler dan België of Duitsland: u mag een gesprek waaraan u zelf deelneemt opnemen, ook zonder dat de anderen daar vooraf toestemming voor gaven. Strafbaar wordt het pas als u een gesprek opneemt waar u zelf geen deel van uitmaakt. Artikel 139e gaat over het verspreiden van materiaal dat via zo een onrechtmatige opname is verkregen, en raakt dus niet automatisch uw eigen rechtmatige opname. Toch is verspreiden niet vrijblijvend: dat is vooral een privacy- en gegevensbeschermingsvraag, want u deelt persoonsgegevens van collega's. Vraag het daarom eerst aan de deelnemers. Dat is de juridische ondergrens, geen fatsoensnorm: in een werkrelatie geldt de AVG gewoon, en dan zijn transparantie en een grondslag verplicht. Zeg dus altijd bij aanvang dat u opneemt en zet het in de agenda-uitnodiging.

Het echte Nederlandse gesprek gaat over de ondernemingsraad. Artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden geeft de OR instemmingsrecht bij een voorziening die gericht is op of geschikt is voor het waarnemen van of controleren op aanwezigheid, gedrag of prestaties van personeel. Een tool die gesprekken van medewerkers opneemt, uitschrijft en samenvat komt daar snel voor in aanmerking. Lokale verwerking maakt dat gesprek eenvoudiger, niet overbodig: er is geen centraal dashboard waarin een leidinggevende de gesprekken van het team kan doorzoeken, want elk transcript blijft in de map van de medewerker die opnam.

Praktisch scheelt het bovendien papierwerk. Geen verwerker voor de transcriptie betekent geen verwerkersovereenkomst om te sluiten en te beheren, en geen doorgifte buiten de EU om te onderbouwen in uw register. Voor advocatuur, zorg en accountancy, waar de geheimhoudingsplicht boven op de AVG komt, is dit een opzet waarin, in lokale modus, de inhoud van het gesprek het kantoor niet verlaat. Een DPIA verdwijnt daarmee niet: die plicht hangt aan een waarschijnlijk hoog risico voor de betrokkenen, en het volgen van medewerkers kan ook bij lokale opslag een DPIA vergen. Wat lokale verwerking wel scheelt, is het papierwerk rond externe verwerkers en doorgiftes, en dat merkt de vaak kleine Nederlandse organisatie zonder eigen privacyjurist meteen.

Veelgestelde vragen

Herkent de app gesproken Nederlands goed?

Nederlands is een van de 25 talen die het lokale model ondersteunt. We publiceren bewust geen nauwkeurigheidspercentages per taal, omdat we voor het model op het apparaat geen betrouwbare metingen hebben. De kwaliteit hangt sterk af van de microfoon en het achtergrondgeluid: probeer het op een echt overleg, de gratis versie kent geen minutenlimiet.

Is de interface Nederlandstalig?

Nee. De menu’s en instellingen van de app zijn Engels. Nederlands zijn de inhoudelijke stukken: het transcript, de samenvatting en de antwoorden in de chat. We schrijven dat liever hier op dan dat u er na het downloaden achter komt.

Komt er een bot in de vergadering?

Nee. Ghosty Notes neemt het systeemgeluid van de Mac op, dus in Teams, Zoom of Meet ziet niemand een extra deelnemer. Dat ontslaat u niet van de plicht om te melden dat u opneemt.

Wat verlaat uw Mac precies?

De opname en de transcriptie gebeuren altijd op uw eigen Mac: de audio verlaat het apparaat in geen enkel abonnement. Ook de samenvatting en de chat draaien standaard lokaal, en in die stand gaat er niets naar buiten. Zet u de gehoste AI-modellen van Pro aan, dan gaat alleen de tekst van het transcript naar de gekozen dienst om de samenvatting te maken, nooit de audio, en dat schakelt u zelf in.

Zie ik de tekst al tijdens het overleg?

De live weergave werkt met één taal, namelijk uw hoofdtaal. Extra gesproken talen komen pas terug in het volledige transcript na afloop van het overleg.

Welke Mac heb ik nodig?

Een Mac met Apple Silicon. Op Intel-Macs bestaat geen lokale spraakherkenning, dus die ondersteunen we niet. Windows en Linux ook niet.

Wat kost het?

Niets. Lokale transcriptie, onbeperkt vergaderen en de MCP-server zitten in de gratis versie, zonder account. Pro kost 5,00 USD per maand of 54,00 USD per jaar en voegt agenda-synchronisatie met Google en Outlook toe, gehoste AI-modellen, snelle chat over meerdere vergaderingen heen, Obsidian-synchronisatie en sprekerherkenning.